Se aprueban los nuevos modelos normalizados de las Cuentas Anuales (y II)


Continuación del post anterior (parte I)

contabilidad-2En esta segunda y última parte del artículo sobre los nuevos modelos normalizados de las Cuentas Anuales voy a tratar del formato de los depósios digitales, análisis que estructuraré en diversos apartados con el fin de intentar una mayor claridad, y que se corresponde con los contenidos recogidos en el Anexo II de la Orden JUS/206/2009.

CONTENIDO DEL DEPÓSITO DE CUENTAS DIGITAL

El depósito de cuentas digital ha de contener los datos  y documentos que especifico a continuación, y además, deberán ir acompañados de la correspondiente certificación acreditativa de la aprobación de las cuentas.

FORMATOS DE PRESENTACIÓN

Con la aprobación de la Orden JUS/206/2009, las formas de presentación admitidas quedan de la siguiente forma:

  • Mediante la tradicional presentación en papel (Libros encuadernados)
  • Mediante soporte digital convencional (CD o DVD) presentado físicamente en el Correspondiente Registro Mercantil, o
  • Por vía telemática, haciendo uso de la firma electrónica reconocida.

SOPORTE DIGITAL CONVENCIONAL

La presentación bajo el formato CD o DVD se compondrá de:

  • Un fichero comprimido ZIP, que habrá de ir situado en el directorio raíz del soporte y cuyo nombre deberá ajustarse al siguiente formato RRRRRNNNNNNNNNaaaab.ZIP, donde:
    • RRRRR es el código del Registro Mercantil donde se depositan las cuentas.
    • NNNNNNNNN será el NIF de la empresa depositante.
    • aaaa será el año a que se refiera el depósito.
    • b es un dígito de libre elección por si la empresa presenta más de un depósito de cuentas (consolidadas e individuales, etc.)
      Todos los ficheros que contenga este fichero ZIP colgarán directamente de la raíz, no cabe por tanto estructurarlos en directorios.
  • La certificación acreditativa de la aprobación de las cuentas anuales.
      Esta certificación, en soporte papel, deberá tener legitimadas notarialmente las firmas de quien o quienes la expidan y especificar las menciones que exige el artículo 366.1.2º del Reglamento del Registro Mercantil y además ha de identificar de forma inequívoca las cuentas presentadas digitalmente mediante la huella digital producida por el algoritmo estándar MD5 (rfc 1321) aplicado al fichero .ZIP que contendrá todos los ficheros pertenecientes al depósito de cuentas presentado.

      Dicha huella digital no se incluirá en los ficheros que componen el depósito, únicamente relacionará biunívocamente una código salido por la impresora y firmada autógrafamente con los ficheros presentados digitalmente contenidos en el ZIP.

FICHEROS CONTENIDOS EN EL FICHERO ZIP

Los ficheros que constituyen el depósito digital son de dos tipos:

  • Obligatorios, y
  • Opcionales adjuntos.

Los ficheros obligatorios son dos y tendrán como base los modelos normalizados recogidos en la mencionada Orden.

La información que recogerán cada uno de ellos será diferente en función del lenguaje estándar en que deba presentarse el fichero (apdo II.1.2.2 del Anexo II de la Orden JUS/206/2009), y serán:

  • En XBRL:
    • Hoja de datos generales de Identificación, y
    • Cuentas anuales (Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de cambios en el Patrimonio Neto, Estado de flujos de efectivo cuando sea requerido, y en su caso la Memoria)
  • En XML:
    • Información contenida en la Instancia,
    • Documento de información sobre acciones o participaciones propias,
    • Declaración medioambiental, e
    • Identificación de los administradores que firman las cuentas.

Los ficheros opcionales adjuntos serán, a su vez, de dos tipos:

  • Aquellos que no tienen un formato normalizado y no son obligatorios con carácter general, entre los que se encuentran:
    • El Informe de Gestión, de formato libre y de carácter obligatorio si el Balance presentado es Normal.
    • El Informe de Auditoría, de formato libre y de carácter obligatorio si el Balance presentado es Normal.
    • La Certificación SICAV, de formato libre y de carácter obligatorio sólo para aquellas sociedades establecidas por las disposiciones legales en vigor.
    • Los Anuncios de convocatoria, de formato libre y carácter voluntario, y
    • Otros documentos, que tendrán también formato libre y que no podrán exceder de 89.
  • Aquellos que pese a existir modelos normalizados y ser obligatorio su contenido, el presentante opte por no expresar la información incluida en los mismos en lenguaje estándar XBRL o XML. Éstos son:
    • La Memoria, que deberá adjuntarse como archivo por separado siempre que no se haya cumplimentado mediante formulario electrónico normalizado. Su formato podrá ser el recogido en el Anexo I de la Orden JUS/206/2009 o de texto libre, y
    • El Documento de información sobre acciones y participaciones propias, de formato normalizado y de carácter obligatorio para las sociedades de capital.

Los ficheros adjuntos sólo se admitirán si van contenidos en alguno de los siguientes formatos, no pudiendo superar su tamaño conjunto los 10 Megabytes:

Documento Nombre archivo Formato Archivo
TXT TIF PDF
Memoria MEMORIA X X X
Documento sobre Acciones o
Participaciones propias
ACCIONES X X
Informe de Gestión GESTION X X X
Informe de Auditoría AUDITORIA X X
Certificación SICAV SICAV X X
Anuncios de convocatoria CONVOCATORIA X X
Otros (puede haber hasta 89) OTROS01 a OTROS89 X X X

TXT: Archivo de texto en formato Unicode o Windows-1252 (CP1252)
PDF: Archivo pdf en formato PDF 1.6 (o anteriores) sin cifrado.
TIF: Archivo de imagen TIFF 6.0 multipágina con las siguientes características:

  • Resolución máxima de 300ppp.
  • Tamaño máximo A3.
  • Compresión CCITT-GIV para imágenes bitonales en blanco y negro.
  • Compresión JPG para imágenes en color (24 bpp) o escala de grises (8 bpp).

PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DEL DEPÓSITO EN EL REGISTRO MERCANTIL

Para llevar a cabo la presentación telemática del fichero comprimido ZIP y el fichero que contenga la certificación de aprobación de las cuentas, la persona o personas legitimadas para realizar dicha certificación ha de disponer de firma electrónica reconocida.

Sin embargo, si los anteriores certificantes no disponen de firma electrónica reconocida, el fichero ZIP podrá ser remitido telemáticamente con la firma electrónica reconocida de un tercero que actúe como presentador telemático. En cuyo caso, dispondrán de 15 días a contar desde la remisión del fichero para presentar en el correspondiente Registro la certificación en soporte papel acreditativa de la aprobación de las cuentas.

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Comments
7 Responses to “Se aprueban los nuevos modelos normalizados de las Cuentas Anuales (y II)”
  1. Oscar dice:

    Hola,
    interesante esto del deposito telemático. Sin embargo me suena algo referente al Hermes y lo farragoso de su sistema para el depósito. Al menos hasta 2007.

    ¿Ha cambiado esto para que el proceso sea mas sencillo?

    ¿En caso de ser un tercero el presentador, puede servirse de su certificado como colaborador con la Aeat o ha de disponer de otro certificado que lo acredite como presentador?

    Perdón por las preguntas tan dispersas y generales, pero en su momento leí lo del Hermes y como lo vi tan engorroso no profundicé en ello.

    Gracias bartolomé.

  2. yo dice:

    ¿sabéis qué firmas son reconocidas o válidas para la presentación telemática?

    saludos

  3. Oscar dice:

    Hola,
    perdona que insista en esto pero se acercan las fechas y me gustaría saber si puedo contar con esta opción.

    ¿Me podrías indicar los precios de los distintos trámites que se pueden realizar en el Registro Mercantil vía telemática?

    Muchas gracias y un saludo.

  4. Estimados Oscar y Ana;

    Efectivamente, el depósito telemático de las cuentas anuales se realiza a través de la aplicación Hermes. Puede que a primera vista resulte farragoso, no obstante, puedes consultar la web de los Registros, e incluso visualizar sus vídeos explicativos, y verás como no es tan complicado.

    En cuanto a tu pregunta sobre terceros presentadores, el procedimiento previsto por la normativa del Registro Mercantil nada tiene que ver con los colaboradores sociales de la Agencia Tributaria, que se rigen por otra normativa totalmente diferente.

    En lo retivo a los certificados digitales, cada entidad/administración informa en su página web de los tipos de certificados que admite, luego los que aparezcan en la web de la AEAT, serán para trabajar antes ésta, y los que se muestren en la de los Registros serán para trabajar con éstos. En concreto, los admitidos por los Registros son precisamente los que expiden ellos, aunque, ya han firmado algún convenio de colaboración con el Consejo de la Abogacía, por el cual, los abogados también pueden realizar estos trámites con el certificado digital de los abogados bajo una serie de condicionantes. En cualquier caso, las firmas que han de utilizarse en estos trámites han de ser firmas reconocidas.

    Por último, para información sobre precios de los distintos trámites, habéis de dirigiros, bien a la web de los Registros, o bien, directamente preguntar en los Registros Mercantiles.

    Saludos

  5. Oscar dice:

    Hola,
    gracias Bartolomé por la respuesta.

    A lo que me quería referir concretamente es a que si con el certificado que expide la FNMT (que es válido para actuar como colaborador de la AEAT) se pueden presentar en los registros los documentos que creamos oportunos sin necesidad de obtener ese otro certificado que facilitaba el año pasado el Registro Mercantil a través de la cita previa y demás como me confirmó hace unos días una empleada del Registro Mercantil Central.

    Seguiremos investigando, pues.

    Un saludo.

  6. Oscar dice:

    Y entonces me encuentro esto en la web del RM de Alicante:
    “…AVISO IMPORTANTE RENOVACIÓN DE FIRMAS 2009

    Con motivo de la revocación a 31 de Diciembre de 2008 comunicada por el SCR del Colegio de Registradores a los titulares de firma electrónica SCR, les comunicamos que la nueva plataforma de remisión telemática a los Registros, admite desde el pasado mes de octubre aparte de la firma SCR, multitud de firmas electrónicas reconocidas, como son: FNMT, Generalitat Valenciana, DNIe, ANCERT, CAMERFIRMA, Abogados, etc… la revocación comunicada, afecta únicamente a la firma en forma de tarjeta o llavero que tienen con SCR, refiriéndonos a estas últimas, ponemos en su conocimiento que se ha habilitado la agenda de citas para la renovación de las firmas a partir del 2 de Enero de 2009…”

    Un saludo.

  7. Ana dice:

    Oscar, esa info no es del todo correcta. Yo hace unos días llamé a Registradores, y no todas las firmas de esa lista son válidas.

    Yo por las moscas, la legalización la he hehco en persona, no vaya a ser que me quedara a medias….Pero para el depósito (Julio) sólo voy a optar por la de la FNMT que sí es válida para lo del RM, (también lo son la de abogados , notarios….y no me acuerdo cual más valía).

    En la Red hay info confusa al respecto, supongo que es por la novedad del tema, por eso es mejor corraborarlo con los de Registradores.

    Saludos

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