Las claves de una correcta gestión documental para despachos profesionales y su migración hacia la nube


Mano y Num binariosHoy día contamos en nuestro entorno de trabajo con multitud de nuevas realidades tecnológicas que cambian a una velocidad supersónica y que inciden notablemente en nuestra actividad profesional y empresarial. Además, nos encontramos con un factor importante: la comunicación telemática administrativa es una realidad. Efectivamente, más del 92% de los servicios públicos se encuentran ya en formato electrónico, alcanzando el 99% cuando se trata de los procedimientos que tienen un mayor impacto, como son por ejemplo la gestión de la declaración de Renta.

A nivel empresarial, son muchos también los servicios y gestiones que se realizan ya en formato electrónico (vídeo conferencias, trámites ante el Registro Mercantil, la factura electrónica, las comunicaciones y notificaciones electrónicas, etc.)

Un factor influyente sin duda en todo este proceso ha sido la rápida extensión de la movilidad, que nos permite generar documentos electrónicos con una gran rapidez y desde cualquier lugar. Por dar un dato sobre este tema os diría que, hoy por hoy, la capacidad de computación de un iPhone es muy superior a la que tenía la Nasa cuando envió al primer hombre a la luna allá por los años sesenta.

Así, por ejemplo, se tardaron 2003 años en generar 5 exabytes de información, mientras que para generar esa misma cantidad de datos en 2015 únicamente se tardó 6 horas.

La generación de documentos electrónicos es ya por tanto algo habitual, rápido y productivo para el mundo de la empresa, pero a su vez, empieza a generar un problema que va adquiriendo dimensiones importantes dependiendo de la cantidad de información que empezamos a almacenar: la necesaria gestión de ese volumen de información.

Este volumen ingente de información lleva a un trabajador a perder 4 minutos diarios de su tiempo en tratar de encontrar un documento, lo que se traduce en unas 500 horas laborales al año. Si ese mismo trabajador utilizara un sistema de gestión digital de la información, ese tiempo se reduciría a 30 segundos al día, un ahorro de tiempo que podría aprovechar par a realizar trabajos de mayor valor añadido para su empresa o despacho profesional.

Por tanto, podíamos adelantar que la implantación de una buena gestión documental en la empresa se constituye como un aspecto clave para ser productivos.

Otro aspecto relacionado con esta materia que no debemos dejar de lado es el de la eficacia jurídica, que en muchos casos va unido a la obligatoriedad que existe en la actualidad de utilizar el medio electrónico.

Sin duda, la extensión de la utilización del medio electrónico se debe en buena medida a la implantación de la obligatoriedad en diferentes campos, como por ejemplo: Las comunicaciones electrónicas, la contratación pública, la protección de datos de carácter personal, la regulación de Internet, la gestión de los Impuestos, Seguridad Social, o el procedimiento administrativo en general, entre otros.

Ello, unido además, a la utilización de herramientas como la firma electrónica en la gestión de nuestros documentos electrónicos contribuye de forma decisiva a de dotar una mayor eficacia y seguridad jurídica nuestras gestiones administrativas y comerciales.

Todos estos factores nos conducen inexorablemente hacia una gestión administrativa y documental basada en la tecnología.

El crecimiento exponencial de los grandes volúmenes de información digital que muchas empresas manejan desborda la capacidad de gestión de las organizaciones. Gestionar terabytes, petabytes y exabytes de datos pronto se va a convertir en algo habitual y los proveedores de servicios de gestión documental tendrán que pensar en cómo van a utilizar y dar acceso a esos datos.

Por otra parte, las expectativas de los clientes, de socios, proveedores y partes interesadas en los distintos procesos administrativos se han incrementado cada vez más y exigen servicios más rápidos, eficientes  y con resultados efectivos. Así, el desafío actual con que se enfrentan todas las instituciones pasa por una gestión integral de todos los contenidos, independientemente de su tipología y de la diversidad de canales por los que se incorporan en nuestros sistemas.

Si queremos ser eficientes y productivos, hemos de adaptar nuestros sistemas de almacenamiento de documentos a los nuevos sistemas digitales de forma que podamos alcanzar unos factores básicos claves en una buena gestión documental:

  • Permitir el acceso de la información a todos usuarios implicados, en todas las áreas de trabajo (acceso ilimitado) y desde cualquier lugar (movilidad).
  • Contar con la posibilidad de aumentar el tamaño de almacenamiento de forma inmediata (adaptabilidad).
  • Realización de copias de seguridad contínuas.
  • Trabajar en un entorno de seguridad y bajo control de forma que tengamos garantizada la trazabilidad, y
  • Que el sistema de gestión que utilicemos, esté ubicado en un mismo lugar de forma que permita una gestión centralizada (centralización).

Un buen sistema de gestión documental debe, por tanto, presentar las siguientes características:

  • Permitir gestionar expedientes heterogéneos.
  • Organizar, indexar, clasificar y almacenar de forma inteligente y automática.
  • Funcionar de forma coordinada e integrada con otras soluciones (ERPs) (Interoperabilidad).
  • Proporcionar un potente motor de búsqueda que facilite el acceso a la información.
  • Respetar las exigencias impuestas en materia de seguridad informática.
  • Dar cumplimiento a la regulación en materia de protección de datos de carácter personal.
  • Aportar la trazabilidad debida y la interconexión con otros sistemas informáticos de gestión, y
  • Permitir el acceso autorizado desde el exterior.

Todo lo expuesto nos lleva a que la gestión documental no puede permanecer en formato local. Ha de abrirse a la necesidad de migrar hacia la nube y al Cloud Computing:

  • El control de los activos digitales de información y de evidencias digitales hoy en día necesita ser lo suficientemente dinámico como para apoyar las actividades de negocio en la era digital y para satisfacer las necesidades de las actividades organizativas, en cualquier formato.
  • La nube puede, además, desempeñar un papel muy importante en la interoperabilidad de los sistemas, en un mundo como el actual con una ingente cantidad de plataformas, aplicaciones y ecosistemas competitivos.
  • La nube proporciona, además, ahorros estimados entre un 20 y un 30% y suele estar basado en modelos de pago por uso (Pay per Use), lo que permite contratar únicamente los servicios que se necesitan en cada momento, con la posibilidad de ajustar los gastos a las necesidades reales.

De esta manera, un despacho profesional o una empresa podría ubicar en la nube una serie de servicios, tales como:

  • El correo electrónico.
  • El almacenamiento de documentos, propios y de los clientes.
  • Aplicaciones de gestión del despacho.
  • La contabilidad y la facturación.
  • Las bases de datos de jurisprudencia o legislación.
  • El poder compartir documentación e información con clientes o con otros despachos, etc.

Y todo ello sin necesidad de disponer de servidores en el propio despacho, ahorrando, por tanto, en inversiones de equipamiento y software, así como en los gastos de operación y mantenimiento de los mismos.
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