Aclaraciones en relación a la validez de certificados electrónicos


En unas jornadas de difusión de la Campaña de Declaraciones Informativas 2007 en las que he participado recientemente me plantearon un tema que conviene aclarar ya que se trata de una situación que puede ser bastante usual.

La pregunta que me formularon fue la siguiente:

¿Qué podemos hacer si el representante que tramitó el certificado digital de la empresa ya no está con nosotros?

En primer lugar, hemos de tener bien claro que desde el punto de vista jurídico, la firma realizada con un certificado electrónico será válida en tanto en cuanto, el representante legal o voluntario que figura en el mismo, que fue además quien lo tramitó, sigue ostentando tal condición o habilitado para ello.

En el supuesto de que el representante que tramitó el certificado hubiera cesado en el cargo, perdido su condición de apoderado, o bien, se hubiera marchado de la empresa o entidad, aunque el certificado siga instalado en un soporte y por tanto permita seguir utilizándose (salvo que estuviera caducado o revocado), el acto de la firma sería nulo desde el punto de vista jurídico.

certificado-digital-pj.jpg

La contra-pregunta a esta respuesta no se hizo esperar…

Entonces, ¿qué podemos hacer con el certificado?

Lo que procede realizar en este supuesto es revocar el certificado y tramitar uno nuevo para el nuevo representante legal o voluntario.

En cuanto a la revocación, ésta puede llevarse a cabo por el propio titular del certificado, es decir, la persona que figura en el mismo como representante, lo que podría hacer por Internet a través de la Web de su Prestador de Servicios de Certificación en la mayoría de los casos.

También puede revocar un certificado el nuevo representante legal que sustituya al anterior o el propio representante legal “de siempre” en el caso de que el anterior fuera un representante voluntario, es decir, alguien apoderado para ello. Este segundo caso requeriría la personación en las oficinas de una Autoridad acreditadora y solicitar la revocación del certificado anterior.

Podemos, sin embargo, encontrarnos con una situación límite que podría imposibilitar la presentación de las declaraciones si no se obtiene un nuevo certificado a tiempo.

¿Qué podemos hacer cuando esté previsto que el cese se produzca un día próximo a un vencimiento en el plazo de presentación de determinadas declaraciones tributarias por Internet?

Lo recomendable aquí sería que la declaración la presenten antes de que se produzca el cese del representante. De esta manera, aunque en los días posteriores ya no pertenezca a la empresa, el acto producido en el momento en que se firmó electrónicamente fue totalmente válido desde un punto de vista jurídico.


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