Aclaración sobre la validez del envío de facturas a través de correo electrónico


.jpgPodemos afirmar que cerca de un 90% de las empresas utilizan el correo electrónico para el envío de sus facturas y lo curioso es que de ellos, casi el 100% consideran que esa práctica es correcta. Sin embargo, si analizamos la normativa veremos que no lo es.

La empresa que envía facturas tradicionales por correo electrónico lo único que pretende es hacerla llegar más rápidamente al destinatario, reduciendo con ello el período de maduración y acortando el plazo del cobro (que no es poco), pero también traslada a su cliente los costes inherentes a la impresión de las facturas (papel, tinta, toner, consumo eléctrico,…) que antes no tenía.

La Dirección General de Tributos se ha pronunciado en diferentes ocasiones sobre este tema. Citemos como por ejemplo la Consulta nº 1037-03 (25/7/2003) que aclara que:

El mero hecho de enviar una factura en formato fichero mediante correo electrónico no confiere la condición de factura electrónica, al no cumplirse los requisitos exigibles a este tipo de facturas.

Asimismo, el propio preámbulo de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE del 14), dice literalmente:

“La generalización del uso de las telecomunicaciones y del correo electrónico para la remisión de todo tipo de mensajes, incluidos entre ellos el envío de las facturas o documentos sustitutivos, hace necesario aclarar la validez legal de los remitidos en formato electrónico al destinatario, debiendo aceptarse esta práctica como válida en la medida que, como ya se ha indicado, incorpore medios que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de los documentos así remitidos.”

Podemos afirmar por tanto que el mero hecho de enviar facturas por correo electrónico sin ningún medio que garantice los requisitos exigidos en el régimen de facturación telemática (autenticidad e integridad), no es válido a efectos fiscales.

Para poder utilizar el correo como medio de transmisión de la factura con validez a efectos fiscales, se tendrían que dar las siguientes circunstancias:

  • En primer lugar, disponer del consentimiento expreso del destinatario (verbal o escrito) (mejor escrito que verbal) para poder hacerlo.
  • Utilizar una herramienta que le haga cumplir con los mencionados requisitos, que bien podría ser firmando electrónicamente la factura que se enviaría como anexo al e-mail, o bien, firmando electrónicamente el propio correo. Este último caso obligaría a tener que conservar el propio correo con su factura anexada en lugar de la propia factura.
  • En el momento de firmar la factura o el correo, habría que incorporar un sello de tiempo de la entidad expedidora del certificado utilizado en la firma que acredite la validez de dicho certificado. De esta manera, el destinatario no quedará obligado a verificar su validez por acceso y consulta de las listas de certificados revocados llevada por la entidad prestadora de los servicios de certificación, aunque sí que debe verificar la firma del sello.
  • De no incorporar el anterior sello, el expedidor podría igualmente enviar la factura firmada sin dicho requisito, pero tendría que poner a disposición del destinatario de la misma el correspondiente mecanismo de verificación y de validación del certificado electrónico utilizado en el momento de la firma.

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  1. […] aunque no lo digas, pero nunca haré lo que tú digas y no hagas” Un interesantísimo post a este respecto, podemos verlo en el blog de Bartolomé Borrego, donde realiza un somero análisis […]



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