Publicada la Resolución que permite la homologación del software de digitalización de facturas

Posted by Bartolomé Borrego Zabala on 4 noviembre 2007 · 1 comentario 

El pasado jueves día 1 se publicó en el B.O.E. la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 (B.O.E. del 1 de noviembre).

Esta norma no se ha hecho de esperar tanto como lo hizo la Orden EHA/962/2007, que llegó a tener hasta tres borradores antes de publicarse en el B.O.E. Únicamente ha habido un borrador que, como la anterior, también ha estado «colgado» de la web de la A.E.A.T. para discusión pública.

Desde este momento, las empresas que ya prestaban servicios de digitalización documental a las empresas, pueden ahora solicitar la homologación de su software y, de esta manera, «tirar a la basura», o mejor, reciclar bajo las debidas medidas de seguridad de acuerdo con la Ley de Protección de Datos, las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos que digitalicen.

Sin duda, esta norma ha abierto el camino a la digitalización de documentos con validez legal, una opción que va a permitir a las empresas obtener importantes ahorros en la gestión del histórico de sus facturas.

A modo de resumen, voy a comentar los principales aspectos que desarrolla la Resolución:

• Los formatos de los ficheros resultantes de la digitalización han de ser estándares de uso común, que se publicarán en la web de la A.E.A.T., y serán similares a ISO 19005 (PDF/A), PNG o JPEG2000. Dichos formatos deben ser autodocumentados y autosuficientes en contenido para asegurar el acceso a las imágenes, que habrán de tener como mínimo una resolución de 200 ppp.
• La imagen obtenida debe respetar la geometría del original tanto en tamaños como en proporciones, que se obtendrá en un proceso informático automático que realizará las tareas siguientes y en el mismo orden que se indica:

• Digitalización de la factura por un medio fotoeléctrico.
• Proceso de optimización para garantizar su legibilidad.
• Introducción de metadatos en el fichero (referencia identificativa de la homologación acordada, marca de tiempo, nombre y número de versión del software de digitalización). Para ello, la Agencia Tributaria establece como referencia la especificación estándar XMP (Extensible Metadata Platform).
• Firma del fichero mediante firma electrónica reconocida o por cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la Agencia Tributaria. Para ello, el certificado electrónico ha de encontrarse instalado en el propio sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada.

• Las facturas digitalizadas deberán estar organizadas en torno a una base de datos documental, en el que habrá que hacer constar por cada documento digitalizado un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros registros, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga.
• La anterior base de datos debe permitir el acceso completo a los documentos, en concreto, debe permitir consultar: los datos de la firma electrónica de la imagen, el sello de tiempo, la información del certificado, los metadatos, la referencia identificativa de la homologación acordada, una marca de tiempo y el número de versión del software de digitalización.
• La persona que vaya a realizar el proceso de digitalización deberá firmar un Plan de Gestión de Calidad, definido en la norma como el conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitan garantizar en todo momento el estado del software de digitalización y los dispositivos asociados que produzcan las imágenes fieles e íntegras.

Ni que decir tiene que cualquier tipo de inversión que se realice relacionada con este tema constituye, además de una inversión, un gasto deducible en la actividad.

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