Internet y las obligaciones tributarias

Con este título escribí recientemente un artículo publicado el nº de marzo de la revista Ideas&Negocios que os voy a reproducir a continuación por el interés que creo tiene para todos los lectores de este blog.

“Las nuevas tecnologías y en particular Internet han supuesto un cambio revolucionario en nuestros hábitos, en nuestra forma de trabajar e incluso en nuestro ocio. Hoy es impensable lo que hace poco era habitual, por ejemplo, trabajar sin ordenador y sin correo electrónico.

Internet se ha convertido en el mundo de la empresa en una herramienta, cuando menos, imprescindible, pues a través de este medio se pueden realizar múltiples gestiones en muy breve espacio de tiempo y con todas las garantías de seguridad técnicas y jurídicas que nos proporcionan mecanismos como el de la firma electrónica.

Sin duda uno de los servicios públicos que ha sabido aprovechar las ventajas del uso de las nuevas tecnologías y ofrecer así un buen servicio al ciudadano es la Agencia Tributaria, quien, desde fecha muy temprana, fue introduciendo en nuestras empresas casi sin darnos cuenta el concepto de e-Administracion o Administración electrónica, con el que se pretende que el ciudadano acceda a la información y realice gestiones desde casa, desde la oficina o desde cualquier lugar del planeta y, en cualquier caso, sin tener que personarse en ninguna ventanilla, terminando así con la burocracia y con el suplicio que supone la personación en cualquier oficina.

No obstante, este servicio público a través de Internet ha dejado de ser exclusivo de la Agencia Tributaria; cada vez son más las Administraciones que ofrecen servicios telemáticos a través de sus páginas web, como: la Seguridad Social, Ministerios, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, Diputaciones, etc.

La e-Administración ha pasado de ser algo potestativo de las Administraciones Públicas, a constituirse como un derecho de los ciudadanos, mediante el cual pueden exigir a las Administraciones el poder realizar trámites a través de la Red mediante el uso de los procedimientos telemáticos las 24 horas del día, los 365 días del año.

VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PARA LAS EMPRESAS

Todas las encuestas realizadas hasta el día de hoy sobre los servicios administrativos públicos a través de Internet arrojan unos resultados muy positivos sobre la calidad de los mismos y, más de la mitad de los encuestados que los han utilizado alguna vez, afirman estar muy satisfechos. De éstos, la mayoría admiten incluso que los recomendarían a otras personas.

Sin duda, son muchas las ventajas que proporcionan las nuevas tecnologías a las pymes, aunque destacan de manera especial el ahorro económico y el ahorro del tiempo. La utilización de los servicios telemáticos evita la compra de papel, la impresión de documentos y suprime los desplazamientos a las Administraciones para la presentación de impresos, modelos, escritos, reclamaciones o declaraciones. Gestiones como el pago de impuestos y tasas o la solicitud de certificados de estar al corriente en las obligaciones fiscales a efectos de contratación, petición de subvenciones u obtención de tarjetas de transporte son algunos de los trámites habituales que diariamente realizan las empresas que también pueden efectuarse por medios telemáticos.

Para dar garantía a todos estos servicios y operar en un entorno de seguridad jurídica, la implantación de una verdadera e-Administración requiere la correspondiente habilitación normativa así como la regulación de los nuevos procedimientos que permitan realizar trámites a través de Internet y que cada día se van incorporando al acerbo normativo. Entre las innumerables normas que otorgan seguridad jurídica a los diferentes trámites que podemos realizar a través de Internet, destacan la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, que regula la utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, que introdujo la figura de los registros telemáticos, la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, respecto de los procedimientos tributarios y, por último, la reciente Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Aunque son muchos ya los usuarios que han sabido aprovechar las ventajas de Internet para la realización de todo tipo de gestiones administrativas, sin embargo, un porcentaje aún bastante grande constituido fundamentalmente por pymes y micropymes se resisten a su utilización. Dicha actitud se debe, en unos casos, a la falta de información, y en otros, a la desconfianza por motivos de seguridad.

Recuerdo que un día, en plena Campaña de Renta me telefoneó un asesor fiscal para decirme: “tú sabes que he asistido a todos los seminarios y sesiones que has impartido sobre la presentación telemática de declaraciones pero, unas veces por falta de tiempo y otras por miedo a enfrentarme con algo nuevo, no ha sido hasta hoy que acabo de realizar mi primera declaración de Renta por Internet. Te comunico que desde este mismo momento me olvido del papel”.

Es cierto que utilizar los medios telemáticos lleva consigo un importante ahorro de costes, pero no debemos olvidar otro ahorro, no menos importante, que constituye un bien escaso y más apreciado en ocasiones que el propio dinero: el tiempo.

En relación al otro motivo citado anteriormente, el de la desconfianza, estoy convencido que si el mundo de las pymes conociera las herramientas que proporcionan seguridad a la hora de llevar a efecto a través de Internet gestiones telemáticas, las pondrían en uso inmediatamente. No sólo para la realización de trámites con las Administraciones Públicas, sino incluso dentro de sus propias empresas así como en las relaciones con sus clientes y proveedores. Entre estas herramientas, las más destacables son sin duda la denominada firma electrónica y los certificados digitales, que comento a continuación.

LA FIRMA ELECTRÓNICA Y LOS CERTIFICADOS DIGITALES

La firma electrónica se constituye como una herramienta basada en un sistema de claves (pública y privada) que podemos definir como el conjunto de datos asociados a una información que se encuentra en formato electrónico y que permite asegurar tanto la identidad del firmante (autenticación) como que no ha existido ninguna manipulación en los datos con posterioridad al momento de la firma (integridad). La firma electrónica avanzada tiene, además, atribuida validez probatoria en caso de juicio.

Por otra parte, los certificados electrónicos o digitales son registros electrónicos generados por una Autoridad de Certificación que atestiguan que una clave pública pertenece a una persona física o jurídica y sirven para evitar que alguien utilice una clave falsa haciéndose pasar por otro. Son por tanto, como un pasaporte electrónico que permite identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas con la garantía de que únicamente el propietario del mismo y su interlocutor pueden acceder a ella.

Los certificados digitales presentan varias funcionalidades. La principal es la de generar la firma electrónica de su titular para ser incorporada en determinados elementos: formularios electrónicos, correos electrónicos, declaraciones tributarias, facturas, contratos mercantiles o cualquier otro tipo de documento que se encuentre en formato electrónico.

Por tanto, podemos concretar que una firma electrónica es algo inmaterial y un certificado digital es el que tramitamos ante cualquier Autoridad de Certificación que será el que genere nuestra firma electrónica cuando se lo indiquemos.

En la actualidad existen más de veinte Autoridades de Certificación o Prestadores de Servicios de Certificación acreditados que expiden certificados digitales. Por ello, será necesario consultar las oficinas virtuales de las distintas Administraciones electrónicas para ver con cual de ellos podremos operar en ella. Entre las Autoridades Certificadoras acreditadas destacan: la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Autoridad de Certificación de la Abogacía, Camerfirma, Firmaprofesional, ANCERT, la Generalitat Valenciana y ANF; en cuyas respectivas páginas web se ofrece información sobre la tramitación de sus certificados.

TRÁMITES ADMINISTRATIVOS QUE SE PUEDEN LLEVAR A EFECTO POR INTERNET

Muchos son los trámites que podemos llevar a cabo por vía telemática ante diferentes Administraciones. Los más sencillos de ellos se pueden realizar, incluso, sin firma electrónica, aportando algún tipo de dato del que sólo disponga el propio interesado, como: el importe de una determinada casilla de una declaración tributaria, el importe a devolver, un código previamente facilitado, etc.

Para la gran mayoría de los trámites se requiere el uso de la firma electrónica anteriormente comentada de forma que permita garantizar adecuadamente la identidad del interesado. Entre los trámites que requieren de esta fundamental herramienta se encuentran:

• Trámites tributarios, como: presentación de todo tipo de declaraciones fiscales, informativas y estadísticas, obtención de certificados tributarios, pago de impuestos, consulta de deudas, solicitudes de aplazamientos y fraccionamientos de deudas, presentación de escritos, reclamaciones, quejas, denuncias, etc.
• Trámites catastrales: obtención de certificados con información catastral sobre bienes de naturaleza rústica y urbana, incluida la cartografía.
• Trámites estadísticos, como: la obtención de certificados del IPC.
• Trámites laborales ante la Seguridad Social, como: presentación de partes de accidentes, obtención de la vida laboral, etc.
• Otras gestiones como: Tramitación de licencias y permisos, solicitud de participación en convocatorias públicas, contratación, participación en subastas públicas, solicitud de ayudas y subvenciones, etc.

Expuestas las bondades de la utilización del sistema de presentación telemática procede ahora indicar los posibles problemas con los que se puede encontrar el usuario de la Administración electrónica. En la mayoría de los casos, los errores que pueden producirse se deberán a una incorrecta configuración del ordenador, por ello, debemos consultar previamente los requisitos técnicos que se indican en cada una de las sedes electrónicas de las Administraciones Públicas, porque, además, es frecuente que encontremos diferentes requisitos entre unas y otras. El consejo que les puedo ofrecer desde estas líneas es que utilicen las últimas versiones de los programas, navegadores, lectores de ficheros en formato pdf,… y, si siguen teniendo algún tipo de problema con la configuración de su ordenador, utilicen los distintos servicios de ayuda que ofrecen todas las Administraciones.

Por último, para los no iniciados en este tipo de trámites, la Agencia Tributaria ofrece en su oficina virtual unos simuladores que permiten descargarse ficheros de pruebas de diferentes modelos de declaraciones y poder así simular una presentación telemática, todo ello en un entorno de pruebas.”

Presentaciones telemáticas obligatorias de declaraciones tributarias

Con este título escribí recientemente un artículo para el nº de septiembre/octubre de la revista de la Cámara de Comercio, Industria y Navegación de Sevilla que os voy a reproducir a continuación por el interés que creo tiene al tratar de un tema de mucha actualidad como es la obligatoriedad de la utilización de los medios telemáticos en el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Sin embargo, quería aclarar que debido a la actividad de nuestros legisladores en materia tributaria, en el período de tiempo transcurrido desde que lo escribí hasta que se publicó se ha aprobado una nueva Orden que aprueba el nuevo modelo de declaración 190 para el ejercicio 2007 y que establece su obligatoriedad en determinados supuestos como ya comenté en mi post del día 19, por tanto habrá que tener este dato en cuenta tras la lectura del artículo

“Internet ha ido adentrándose en nuestras vidas casi sin darnos cuenta, hasta convertirse hoy día en una herramienta fundamental de trabajo, pero también de ocio y diversión.

Empezamos primero conectándonos a la Red a través de un módem telefónico que al arrancar susurraba nuestro oído con una serie de pitidos repetitivos que nos permitió navegar, aunque muy lentamente si lo comparamos con las velocidades que podemos alcanzar hoy día. Sin embargo… funcionó. Descubrimos un nuevo universo virtual que nos ofrecía un mundo lleno de posibilidades en todos los ámbitos y que nos permitió, por ejemplo, descargar programas informáticos de ayuda sin tener que desplazarnos a la Agencia Tributaria o a un estanco a comprarlos. Un gran avance, al que le siguieron otros también importantes, como poder consultar el calendario del contribuyente sin tener que esperar que se publicara en papel, o visualizar normativa tributaria, Resoluciones y Consultas de la Dirección General de Tributos evitando que tuviéramos que suscribirnos a los servicios de pago que ofrecen algunas editoriales.

El salto trascendental se produjo con la creación de la oficina virtual, entonces denominada con otro nombre, el de autoservicio, con el que se dio un paso adelante en la implantación de una verdadera Administración electrónica. Ésta permitió efectuar transacciones personalizadas, en las que el contribuyente, previa identificación de su identidad a través de su firma electrónica, podía ya realizar entre otros trámites la presentación telemática de las principales declaraciones tributarias, presentar recursos administrativos, efectuar pagos de liquidaciones y autoliquidaciones, imprimir etiquetas identificativas, obtener certificaciones tributarias, o, incluso, realizar trámites aduaneros; y todo ello, con las debidas garantías de seguridad jurídica y técnica.

Durante los once años de presencia en Internet, los servicios telemáticos de la Agencia Tributaria siguieron aumentando hasta llegar a la 3ª arquitectura de la que es hoy su página web que se ajusta al Nivel A de las Directrices de Accesibilidad para el Contenido Web 1.0 del W3C, lo que permite su acceso a personas con discapacidad y beneficia a todos los usuarios.

A lo largo de estos años ha recibido numerosos premios y reconocimientos por distintas organizaciones nacionales e internacionales, y hemos podido comprobar como los servicios telemáticos que ofrecía la web han ido evolucionando desde la obtención de información general, a la posibilidad de realizar consultas personalizadas, hasta llegar al momento actual, donde encontramos plenamente operativos los servicios de registro, a través de los cuales podemos presentar escritos, solicitudes, comunicaciones, denuncias, quejas y sugerencias, etc.

Sin duda, el avance producido por la Agencia Tributaria en este sentido ha sido enorme, y ha servido de ejemplo a otras Administraciones Públicas que, con el horizonte fijado para el año 2010, han de adaptar sus sistemas informáticos para ofrecer a través de Internet todos sus servicios, tal y como contempla el Plan Ingenio 2010 a través de su Plan Avanz@.

Llegado el momento actual, si hacemos balance de nuestras gestiones administrativas y tributarias durante todo este tiempo, Administración y administrados habremos de reconocer que hemos ahorrado en tiempo y dinero, y hemos ganado en eficacia, productividad, inmediatez, seguridad, imagen,… Hemos pasado de los procedimientos tradicionales, (e incluso artesanales), a los telemáticos, unos por convencimiento propio, otros, simplemente por probar, y algunos, porque las fuerzas del mercado les han obligado a ello. En cualquier caso, la práctica nos ha demostrado que, una vez realizada una sola gestión por vía telemática, ya no queremos volver al papel, aunque siempre tendremos la puerta abierta para dar el paso atrás.

Sin embargo, a pesar de las innumerables ventajas que se vislumbran de los párrafos anteriores para empresarios, particulares y entidades de todo tipo, aún existen algunos “rezagados”, que no apuestan por las nuevas tecnologías hasta que son obligados a ello. La obligación llegó y se ha ido implantando para distintos modelos de declaraciones en diferentes momentos en el tiempo.

Fases de implantación de la obligatoriedad de presentación telemática de declaraciones

El primer caso de obligatoriedad en los procedimientos telemáticos de presentación de declaraciones vino de la mano de la Orden de 29 de junio de 1998 (B.O.E. de 1 de julio), que únicamente afectó a las grandes empresas, estableciéndose para el resto de empresas la voluntariedad a la hora de utilizar esta vía como alternativa al procedimiento tradicional.

Por otro lado, la experiencia en la aplicación del procedimiento de presentación por vía telemática por Internet de las declaraciones de grandes empresas y la generalización de esta forma de presentación para estos obligados, aconsejó extender la presentación obligatoria por vía telemática por Internet a la declaración-resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido de las grandes empresas, modelo 392. A tal fin aprobó la Orden de 26 de noviembre de 1999 (B.O.E. del 30).

Igualmente, la evolución de la tecnología asociada a Internet ha venido poniendo de manifiesto la creciente utilización de esta vía en las relaciones entre los contribuyentes y la Agencia Tributaria frente a la utilización de otros medios como son los soportes directamente legibles por ordenador.

Ante tal situación, la Agencia Tributaria consideró que en la actualidad se dan las condiciones idóneas para potenciar la utilización de Internet como medio de presentación de declaraciones restringiendo a su vez el uso de los soportes directamente legibles por ordenador en algunos supuestos. Con tal motivo aprobó la Orden EHA/3492/2004, de 25 de octubre, que modificó la Orden HAC/2116/2003, de 22 de julio, que aprobó el modelo 190 (Resumen Anual de Retenciones del Trabajo), y que estableció la obligatoriedad de su presentación telemática en aquellos supuestos en los que el número de registros fuera superior a 25 e inferior a 50.000. Dicha medida, sin duda contribuyó notablemente a la extensión y uso de la firma electrónica entre el mundo empresarial y profesional.

Posteriormente, la Administración Tributaria aprobó la Orden EHA/3061/2005, de 3 de octubre, que estableció las condiciones y el procedimiento para la presentación telemática por Internet de las declaraciones correspondientes al modelo 038 y el procedimiento para la presentación telemática por teleproceso de las declaraciones correspondientes al modelo 180, regulando el lugar, plazo y forma de presentación de la declaración-resumen anual correspondiente al modelo 392 y modificó determinadas normas de presentación de los modelos de declaración 180, 193, 345, 347 y 349, y otras normas tributarias (B.O.E. de 6/10/2005). Al igual que en el modelo 190, la obligatoriedad para los modelos anteriores se fijó en 25 registros, plazo que, por Orden EHA/3398/2006, de 26 de octubre (B.O.E. del 4 de noviembre), se redujo a 15 registros.

Más recientemente, se publicó la Orden EHA/1433/2007, de 17 de mayo, que aprobó los nuevos modelos de declaración del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes para el ejercicio 2006 que estableció la obligatoriedad de su presentación telemática para el modelo 200 y para el 201, si bien para este último, dicha obligatoriedad alcanza únicamente a los sujetos pasivos del Impuesto que tengan forma de sociedad anónima o de responsabilidad limitada.

Por último, con un horizonte de aplicación no muy lejano se vislumbran dos nuevas obligaciones de presentación telemática, aunque en estos casos, no de declaraciones tributarias. Se trata, por una parte, la que tendrán que cumplir los proveedores de la Agencia Tributaria con motivo de la contratación de obras, suministros, asistencias técnicas y servicios, los cuales tendrán que presentar las facturas en formato electrónico ajustado a las especificaciones que figuran en la web, que han sido elaboradas en colaboración con un conjunto de entidades financieras de depósito y entidades colaboradoras en la recaudación de los tributos e ingresos de derecho público. La otra obligatoriedad se anunció en la Ley 36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevención del fraude fiscal (B.O.E. de 30/11/2006), en cuyo preámbulo se prevé el desarrollo reglamentario de los casos en que habrá que aportar los libros y registros fiscales telemáticamente y de forma periódica, como si de una declaración periódica se tratara.

Facilidades para el cumplimiento de la obligación de presentación telemática

A pesar de que el título de este artículo hable de obligatoriedad, sin embargo, personalmente prefiero hablar de facilidad, fiabilidad, seguridad, eficacia,… y tantos otros adjetivos que podríamos aplicar a la presentación telemática de declaraciones. No obstante, para ser justos, deberíamos indicar que hay personas que han tenido o tienen problemas de carácter técnico con sus ordenadores, o, simplemente, desconocen este nuevo universo informático con que nos ha tocado convivir. Para intentar paliar en la medida de lo posible estas carencias, la Agencia Tributaria viene colaborando activamente con las Cámaras de Comercio para la difusión entre el empresariado de las Nuevas Tecnologías y el uso de la firma electrónica en los distintos procedimientos telemáticos a través de continuas acciones divulgativas y, más recientemente, en el caso de la provincia de Sevilla, utilizando los servicios que ofrece el Camarabus.

Las últimas acciones formativas y de difusión que ha llevado a cabo la Cámara de Comercio de Sevilla y la Delegación Especial de la Agencia en Andalucía, Ceuta y Melilla en colaboración con los distintos Ayuntamientos y La Caixa, se han llevado a cabo en una serie de localidades sevillanas, al término de las cuales se han tramitado gratuitamente en el Camarabus una importante cantidad de certificados electrónicos entre el empresariado de cada una de las localidades visitadas, herramienta que les habilitado para la realización de innumerables trámites con la Agencia Tributaria, pero también con otras Administraciones Públicas, así como la realización de gestiones de ámbito interno.”

Para ampliar información sobre la nueva obligatoriedad de presentación telemática del modelo 190 para el ejercicio 2007, pulsa AQUI.